Politika zasebnosti - varnosti osebnih podatkov organizacije

Varnost osebnih podatkov je za upravljavca izjemno pomembno področje. Uporaba spletne strani je možna brez uporabe osebnih podatkov, vendar v kolikor želi posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, uporabiti storitve na spletni strani v okviru katerih je potrebna uporaba osebnih podatkov potem lahko pri zagotavljanju nemotenega delovanja spletne strani pride do obdelave osebnih podatkov. Če je obdelava osebnih podatkov potrebna in za takšno obdelavo ni zakonske podlage, se v takšnem primeru zahteva privolitev posameznika za obdelavo osebnih podatkov.

Obdelava osebnih podatkov, kot so ime in priimek, naslov, e-poštni naslov ali telefonska številka posameznika, na katerega se podatki nanašajo se izvaja skladno z zahtevami Splošne uredbe o varstvu podatkov (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov). Namen politike zasebnosti je informirati širšo javnost o naravi, obsegu in namenu osebnih podatkov, ki se zbirajo in obdelujejo. Posamezniki, na katere se osebni podatki nanašajo so v okviru politike zasebnosti obveščeni o pravicah, do katerih so upravičeni.

Upravljavec bo zaradi zavarovanja osebnih podatkov uporabil organizacijske, tehnične in druge ustrezne postopke in ukrepe, da se prepreči nepooblaščeno uničenje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava. Ker obstajajo na spletnem portalu določene povezave na druge spletne strani, ki niso v nikakršni povezavi z upravljavcem, upravljavec ne prevzema nobene odgovornosti za zaščito podatkov na teh spletnih straneh. Prav tako upravljavec ne odgovarja za morebitne napake, ki so posledica posredovanja napačnih podatkov ob uporabi spletne strani portala.

1. Opredelitve
Politika zasebnosti temelji na zahtevah Splošne uredbe o varstvu podatkov. Politika zasebnosti mora biti čitljiva in razumljiva za širšo javnost, pa tudi za naše stranke in poslovne partnerje. Da bi to zagotovili, bi radi najprej pojasnili uporabljeno terminologijo.

V tej izjavi o varstvu podatkov uporabljamo med drugim naslednje izraze:

• Osebni podatki
  Osebni podatki pomeni: katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, gensko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.
• Posameznik
  Posameznik, na katerega se nanašajo podatki, je katera koli prepoznana ali določljiva fizična oseba, katere osebne podatke obdeluje upravljavec, odgovoren za obdelavo.
• Obdelava
  Obdelava pomeni: vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.
• Omejitev obdelave
  Omejitev obdelave pomeni: označevanje shranjenih osebnih podatkov zaradi omejevanja njihove obdelave v prihodnosti.
• Profiliranje
  Oblikovanje profilov pomeni: vsako obliko avtomatizirane obdelave osebnih podatkov, ki vključuje uporabo osebnih podatkov za ocenjevanje nekaterih osebnih vidikov v zvezi s posameznikom, zlasti za analizo ali predvidevanje uspešnosti pri delu, ekonomskega položaja, zdravja, osebnega okusa, interesov, zanesljivosti, vedenja, lokacije ali gibanja tega posameznika.
• Psevdonimizacija
  psevdonimizacija pomeni: obdelavo osebnih podatkov na tak način, da osebnih podatkov brez dodatnih informacij ni več mogoče pripisati specifičnemu posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, če se take dodatne informacije hranijo ločeno ter zanje veljajo tehnični in organizacijski ukrepi za zagotavljanje, da se osebni podatki ne pripišejo določenemu ali določljivemu posamezniku.
• Upravljavec
  Upravljavec pomeni: fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave (lastnik spletne strani).
• Obdelovalec
  Obdelovalec pomeni: fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.
• Uporabnik
  Uporabnik pomeni: fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki so mu bili osebni podatki razkriti, ne glede na to, ali je tretja oseba ali ne. Vendar pa se javni organi, ki lahko prejmejo osebne podatke v okviru posamezne poizvedbe v skladu s pravom Unije ali zakonodajo republike Slovenije ne štejejo za uporabnike; obdelava teh podatkov s strani teh javnih organov poteka v skladu z veljavnimi pravili o varstvu podatkov glede na namene obdelave.
• Tretja oseba
  Tretja oseba pomeni: fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali telo, ki ni posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, upravljavec, obdelovalec in osebe, ki so pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov pod neposrednim vodstvom upravljavca ali obdelovalca.
• Privolitev posameznika
  Privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, pomeni: vsako prostovoljno, konkretno, informirano in nedvoumno ravnanje v obliki izjave ali drugačnega jasnega aktivnega delovanja, iz katerega je mogoče sklepati na želje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, s katero izrazi strinjanje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj.

2. Piškotki
Spletišče v brskalnik računalnika obiskovalca oziroma uporabnika odloži tako imenovani “piškotek”. Piškotki so tekstovne datoteke, ki se shranijo na uporabnikovem računalniku in omogočajo analize o uporabnikovem obisku, številu obiskov in kaj ga zanima v teh obiskih. V piškotku so osnovni podatki o uporabnikovem obisku določene spletne strani, in sicer (npr. ime obiskovane spletne strani, ki jo opravi v svetovnem spletišču) vsebina piškotka se shrani v računalniku uporabnika v posebnem direktoriju. Z dvakratnim klikom na datoteko dobimo podrobnejše informacije o obiskani spletni strani, datumu in uri obiska. Vsi ti podatki so shranjeni tudi pri upravljavcu spletne strani, ki jo uporabnik obiskuje.

Uporabnik lahko piškotke z določenimi nastavitvami briše, izključuje oziroma jih pogojno uporablja, a posledično uporabnik ne bo mogel uporabljati vseh funkcij spletišča v polni meri. V osnovi so brskalniki nastavljeni tako, da piškotke sprejemajo, zavračajo pa nastavljanje piškotkov, ki ne izvirajo iz področja, zapisanega v naslovni vrstici.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko kadar koli prepreči nastavitev piškotka preko spletne strani z ustrezno nastavitvijo uporabljenega internetnega brskalnika in na tak način trajno zavrne nastavitev piškotkov. Poleg tega se lahko že nastavljeni piškotki kadar koli izbrišejo v nastavitvah internetnega brskalnika. To je mogoče v vseh priljubljenih internetnih brskalnikih. Če posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, izklopi shranjevanje piškotkov v uporabljenem internetnem brskalniku, lahko pride do motenega oziroma nepopolnega delovanja spletne strani.

3. Zbiranje splošnih podatkov in informacij
Spletna stran zbira vrsto splošnih podatkov in informacij, ko posameznik ali avtomatiziran sistem obišče spletno stran. Ti splošni podatki in informacije so shranjeni v dnevniških datotekah strežnika. Zbrani so lahko: (1) uporabljeni tipi brskalnikov in uporabljene različice, (2) operacijski sistem, ki ga uporablja sistem za dostop, (3) spletno mesto, iz katerega se dostopa do spletne strani (tako imenovani referenčni sistemi), (4) pod-domene in gnezdene spletne strani, (5) datum in čas dostopa do spletne strani, (6) naslov internetnega protokola (IP naslov), (7) ponudnik internetnih storitev dostopnega sistema in (8) vse druge podobne podatke in informacije, ki se lahko uporabijo v primeru zagotavljanja identifikacije v primeru napadov na informacijske sisteme, kjer gostuje spletna stran.

Ob uporabi splošnih podatkov in informacij se ne obdelujejo podatki z namenom identificiranja posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Informacije so potrebne, da (1) se pravilno dostavi vsebino spletnega mesta, (2) optimizira vsebino spletne strani (3) zagotovi dolgoročno optimalno delovanje sistemov informacijske tehnologije in (4) da se zagotovi zadostne informacije, potrebne za kazenski pregon v primeru kibernetskih groženj (napadov na spletno stran). Podatke in informacije se obdeluje statistično, s ciljem povečevanja zaščite podatkov in varnosti podatkov ter zagotavljanja optimalne ravni varstva osebnih podatkov, ki se obdelujejo.

4. E-vloge
Posameznik, na katerega se podatki nanašajo, ima možnost, da na spletni strani upravljavca posreduje podatke (vključno z osebnimi podatki) v obliki vloge v elektronski obliki. Osebni podatki, ki jih vnese posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, se zbirajo in shranjujejo izključno v okviru namena in na podlagi, ki je opredeljena pri posredovanju osebnih podatkov posameznika v okviru posamezne e-vloge.

Z uporabo e-vloge na spletni strani upravljavca se shranjuje tudi IP-naslov, ki ga določi ponudnik internetnih storitev (ISP), datum in čas oddaje e-vloge. Podatki e-vloge se posredujejo preko zavarovanih šifriranih komunikacijskih kanalov uporabnikom, ki so pooblaščeni za obdelavo osebnih podatkov, v kolikor takšna e-vloga vsebuje osebne podatke. Podatki, ki se obdelujejo v okviru e-vlog se ne posredujejo tretjim strankam. Podatke bo upravljavec razkril le za namene, zaradi katerih jih je z privolitvijo posameznika pridobil oziroma jih bo predal na zahtevo uradnih organov Republike Slovenije v kolikor imajo za takšno zahtevo zakonsko podlago.

Upravljavec podatkov kadarkoli zagotovi informacije na zahtevo vsakemu posamezniku, na katerega se nanašajo podatki, o tem, kateri osebni podatki se hranijo o posamezniku, na katerega se podatki nanašajo. Poleg tega upravljavec posameznikom zagotavlja možnost upravljanja s podatki glede na pravice, ki jih imajo skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov - bolj natančno popraviti ali izbrisati osebne podatke na zahtevo posameznika, na katerega se podatki nanašajo v primeru, da takšen ukrep ni zakonsko omejen v povezavi s predpisanimi roki hrambe.

Za namen identifikacije posameznikov se v okviru uporabe e-vlog skladno z odločitvijo posameznika uporablja osebne podatke pri izvajanju avtentikacije na osnovi naprednih tehnoloških sredstev v obliki preverjanja digitalnih potrdil posameznikov. Osebni podatki se ravno tako uporabljajo za prijavo uporabnikov v sistem z namenom uporabe naprednih funkcij sistema.

5. Naročanje na e-obveščanje
Na spletni strani imajo posamezniki možnost, da se naročijo (prijavijo) na novice oziroma ostala informativna obvestila (v nadaljevanju novice), oziroma lahko brez prijave neposredno posredujejo sporočila upravljavcu. Vnosna maska, ki se uporablja za ta namen, vidno opredeljuje, kateri osebni podatki se obdelujejo pri registraciji posameznika (elektronski naslov in mobilna številka) , namen ter obvestilo kakšne pravice ima posameznik glede obdelave osebnih podatkov. Za uspešno prijavo za prejemanje novic se mora posameznik strinjati z uporabo osebnih podatkov za namene, ki so opredeljeni ob oddaji prijave, ravno tako v primeru neposrednih sporočil.

Novice lahko prejemajo le posamezniki, na katere se podatki nanašajo, če (1) ima posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, veljaven e-poštni naslov in veljavno mobilno telefonsko številko (2) je oseba, na katero se podatki nanašajo, evidentirana za pošiljanje novic. Na e-poštni naslov, ki ga je posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo vnesel pri prijavi, bo sistem za potrditev e-poštnega naslova z namenom verifikacije posameznikovega e-poštenega naslova preusmeril potrditveno e-pošto za izvedbo postopka. Ta potrditvena e-pošta se uporablja za dokazovanje, ali je lastnik e-poštnega naslova kot oseba, na katerega se podatki nanašajo, privolil v obdelavo osebnih podatkov.

V postopku prijav na novice se shranjuje tudi naslov IP računalniškega sistema, ki ga dodeli ponudnik internetnih storitev (ISP), ki ga je uporabnik uporabil ob registraciji, ter datum in ura prijave. Podatki se zbirajo z namenom ugotavljanja morebitne zlorabe e-poštnega naslova posameznika, na katerega se podatki nanašajo in zato služi cilju pravne zaščite upravljavca.

Osebni podatki, zbrani v okviru registracije za prejemanje novic, bodo uporabljeni izključno z namenom pošiljanja novic. Posameznik ima možnost kadarkoli preklicati soglasje o obdelavi osebnih podatkov, ki ga je posredoval ob oddaji prijave. Za preklic privolitve je v vsaki novici ali informativnem obvestilu na voljo ustrezna povezava.

6. Izbris in blokiranje osebnih podatkov
Upravljavec podatkov obdeluje in hrani osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, le za obdobje, ki je potrebno za doseganje namena za katere so se osebni podatki pridobili oziroma, če drugi zakon ne določa drugače.

Če ni določen rok hrambe ali če poteče rok hrambe, ki je določen za hrambo osebnih podatkov, se osebni podatki blokirajo ali izbrišejo v skladu z zahtevami Splošne uredbe o varstvu podatkov.

7. Pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki
Posameznik lahko od upravljavca osebnih podatkov kadarkoli zahteva:

• potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:
  • namene obdelave;
  • vrste zadevnih osebnih podatkov;
  • uporabnike ali kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;
  • rok hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
  • obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov;
• obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, razloge za obdelavo kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika;
• eno kopijo osebnih podatkov v elektronski obliki (brezplačno);
• v primeru, da posameznik zahteva dodatne kopije, lahko upravljavec zaračuna razumno pristojbino ob upoštevanju stroškov;
• omejitev obdelave, kadar:
  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki upravljavcu omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
  • je obdelava nezakonita in posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe;
  • upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
• popravek netočnih oziroma nepravilnih osebnih podatkov;
• izbris vseh osebnih podatkov na podlagi izpolnjenih pogojev 17 člena splošne uredbe še bolj natančno, če posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava osebnih podatkov;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posedoval upravljavcu, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu, ne da bi ga upravljavec, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviral;
• preklic uporabe osebnih podatkov za namene neposrednega trženja, vključno z oblikovanjem profilov;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov, ki ima pravne učinke v zvezi z njim ali na podoben način nanj znatno vpliva skladno z 22. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Posameznik ima pravico, da zoper upravljavca vloži pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, če meni, da obdelava osebnih podatkov krši Splošno uredbo o varstvu podatkov.

8. Pravna podlaga za obdelavo
Splošna uredba o varstvu podatkov služi kot pravna podlaga za postopke obdelave osebnih podatkov, za katere je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v obdelavo osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov oziroma je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca.

Pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov
Vsi podatki se hranijo pri zunanjih izvajalcih, podjetju Amis d.o.o. v podatkovnem centru v Mariboru ter pri podjetju MIcrosoft (cloud). V primeru obeh zunanjih izvajalcev za varnost skrbi ekipa strokovno usposobljenega kadra, ki zagotavlja največjo možno varnost podatkov. Upravljavec ima z obdelovalci osebnih podatkov sklenjeno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov v okviru katere redno preverja ustrezno izvajanje določb glede obdelave osebnih podatkov. Napisati kje se hrani, da je sklenjena pogodba, napisati da se hrani kopija v Cloudu in ali imamo pogodbo z njimi o varstvu osebnih podatkov.

Uporaba spletne strani za obiskovalce, ki so mlajši od 16 let
Varnost osebnih podatkov oseb, ki so mlajše od 16 let je za upravljavca izjemno pomembno. Če ste oseba, ki je mlajša od 16 let vas prosimo, da pridobite dovoljenje ali pooblastilo starša ali skrbnika predno posredujete ali pristanete na obdelavo kakršnihkoli osebnih podatkov.

Prenos podatkov v tretje države
Vsi osebni podatki, ki se obdelujejo v okviru spletne strani se hranijo na informacijskih sistemih, ki so postavljeni na teritoriju Republike Slovenije in se ne posredujejo tretjim državam oziroma državam izven EU.

8. Obstoj avtomatskega odločanja
Upravljavec kot odgovorna organizacija ne uporablja avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.